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电话会议的时候大家都在干什么?丝袜花怎么做
2023-10-10 18:34  浏览:36
提起电话会议,大家是不是立刻会想到无聊,冗长,跑题,互怼...还有
“Susie,在吗?”,“在吗?在吗?”
“王总,关一下静音(MUTE一下)”“没听清,您再说一遍”...
在外企的那些年,我的工作好像有一大半都在"开会"或者“陪开会中”度过。

最长的一次电话会议耗时长达3天,3*12小时。(为啥是一天开12小时而不是8小时?开过电话会议的人都知道,准时是奢望,拖堂是通病)。
除了自己发言的30分钟加上老板的“随意点评” ,其他同事在讲的时候,也需要在线听。那三天我在干啥?
走神,发呆,看新闻,逛淘宝,网上聊天,无比漫长和无聊..
大家会说,难道不能走开去跳跳操,看看书,睡睡觉或者干点其他有意义的事情吗?
并不能,因为电话会议有个神奇的墨菲定律,你一走开,一定会叫到你。
也有人说难道不能抱着学习的态度认真听吗?可是咖喱味的英语,完全不相关的内容,我是真的尽力了..
长此以往,我浪费的是时间吗?
不,是生命。
说回现在,因为特殊原因,我们大家都在家开始了远程办公。
有些公司要求员工参加早、晚电话会。潜台词是“别偷懒,我们会监督的呦“。
员工一个个轮着跟老板汇报工作,无论结果如何,都容易陷入细节而变得不着边际。其他成员明知相关性不大,却又不知道什么时候轮到自己,只能开开小差,摸摸鱼了。
据说,电话会议已经被成为职场“**”之一,其他的还包括视频会议...


曾经在哈佛商业评论上看到对于电话会议的调查报告,题目是:“在电话会议的时候,员工都在干什么?”

答案千奇百怪,有做其他工作的,发邮件的,吃东西的,去洗手间的,看社交媒体的,玩游戏的,在线购物的,健身的...

调查中还有40%的人说他们其实早就偷偷挂掉了(别人没有察觉),27%的人说他们不止一次在电话会议的时候睡着...


不过,抱怨归抱怨,有没有办法可以提高开会效率呢?我有几个小心得跟大家分享下。


1. 通过邮件、即时工具先沟通
沟通的方式很多,不止会议一种。任何一个成熟的职场人,都可以通过OA系统、邮件、群沟通来总结和汇报每天的工作进度。如果已经试行了OKR,简单的用Excel表就能搞定。
过去式的“早请示晚汇报“只会浪费时间,消磨员工的积极性。
如果想沟通细节,认真写一封邮件,把事情的来龙去脉写清楚,需要什么支持,要达成什么效果,完成时间...不需要长篇大论,有逻辑、有重点就行。
微信、企业微信、钉钉上发消息,速度快,彼此都方便。(但是缺点也很明显)

所以,先试试先简单邮件沟通,然后微信提醒,表达不清楚或者有歧义的通过电话(不是电话会议)进行沟通。

2. 一对一沟通,别拉一堆人陪开会
能够一个电话把事情说清楚的,就别开会了。

需要讨论决策,头脑风暴,和合作伙伴沟通细节的,参会人尽量少,时间尽量短一些。

不直接相关的人(比如邮件里那些被抄送cc的人)就别拉着来旁听了,每个人的时间都挺宝贵的。
即便是老板,也别随意占用下属的时间。不要因为开会时间长,到头来又说员工效率不高,时间管理不好,那就太冤了。
3. 开小会,别开大会
据说,科技公司老大贝佐斯有个“两个披萨“原则。参加现场会议的人说绝对不能超过两个pizza够吃的人数。据说小扎更狠,开会只订一个pizza。
远程会议参会者注意力更难集中,参会人数越少,时间才有可能越短。
必须团队开会的,尽量小规模。比如老板开的管理会议,尽量控制在7-8个人以内,每人15分钟的发言时间,主要讨论部门之间如何配合与协作。线上没沟通清楚的,会后1对1再来讨论。

不得不开的全员大会,比如财报公布,公司应对疫情的一些政策等,尽量控制在半小时之内。除了老板,其他人都静音,也别设讨论环节了。在大会上发言大家有压力,很难说真话,这个场合也不适合畅所欲言。
4.提前把日程安排好,控制时间,会后跟进

没有事先计划的会议,一定会非常发散,不可避免的超时。组织者在发起会议邀请之前先思考,这个会议是不是一定要开?会议想达成什么结果?哪些人必须参加?
想清楚之后,确定会议主题、参加人员、每个人发言的主题以及时间、讨论时长。还要安排谁来做会议记录,谁来做时间控制,如果超时有没有处罚...预约好开会时间,安排好参会方式,提前发送会议邀请。
每个收到邀请的参会者在开会前都需要提前准备。不一定要写PPT(太费时间),无论是写在纸上还是记在电脑里,先准备好内容。如果到了会议上才开始构思,开会效果一定是不好的。
会议结束后,记录者在半天内要把会议纪要发给所有参会人,并且确认具体跟进事项,明确责任人和完成时间。如果需要再次讨论,那么安排好下次开会时间。


好了,说了这么多,尽管有建议,还是希望大家珍惜生命,尽量少开会或者别开会。
说归说,现实依然骨感,不知道你在看推文的时候,是不是正在开电话会议呢?下面有个小投票,动动手指头,说说自己,也看看别人开会的时候都在干什么吧。

以上就是电话会议的时候大家都在干什么?丝袜花怎么做的全部内容了,希望大家喜欢。

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